Việc chuyển đổi từ việc sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử đã khiến nhiều doanh nghiệp gặp những vấn đề liên quan đến việc đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn. Nắm bắt được nhu cầu đó, bài viết dưới đây của VIN-HOADON sẽ mang đến câu trả lời cho câu hỏi “Hóa đơn điện tử hợp lệ là gì?”
Hóa đơn điện tử hợp lệ là gì?
Hóa đơn điện tử hợp lệ là loại hóa đơn thể hiện các thông tin dưới dạng dữ liệu điện tử, do bên người bán hàng hóa, dịch vụ phụ trách việc tạo lập. Mục đích lập hóa đơn điện tử là để ghi nhận các thông tin đầu vào (thông tin hàng hóa, dịch vụ; ký số; ký điện tử;…) của một nghiệp vụ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bằng phương tiện điện tử.
Vậy làm thế nào để nhận diện được đâu là một hóa đơn điện tử hợp lệ? Cùng tìm hiểu ngay thông tin dưới đây với VIN-HOADON nhé!
Các đặc điểm nhận biết hóa đơn điện tử hợp lệ
Nội dung của hóa đơn
Căn cứ vào Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một hóa đơn điện tử hợp lệ cần đảm bảo các thông tin sau:
Ngoài ra, các đơn vị cần lưu ý về nội dung để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử. Một số lỗi sai thường gặp ở các doanh nghiệp khi phát hành hóa đơn điện tử:
Thời điểm lập hóa đơn
Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử của một số trường hợp phổ biến sau đây:
Trường hợp 1: Bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia)
- Thời điểm lập hóa đơn: thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Trường hợp 2: Cung cấp dịch vụ
- Thời điểm lập hóa đơn: thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
* Lưu ý: Nếu người bán có thu tiền trước hoặc thu trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.
Trường hợp 3: giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ
- Thời điểm lập hóa đơn: mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
Định dạng hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, định dạng hóa đơn điện tử được định nghĩa là một tiêu chuẩn kỹ thuật dùng để quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin, nhằm mục đích truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Ngôn ngữ định dạng văn bản của hóa đơn điện tử được quy định là ngôn ngữ XML (eXtensible Markup Language).
Vậy định dạng hóa đơn điện tử gồm những thành phần nào? Có 02 thành phần bắt buộc mà mọi hóa đơn điện tử cần tuân thủ để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn:
Ngoài ra, nếu đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì doanh nghiệp sẽ phải tuân thủ thêm 01 thành phần định dạng hóa đơn điện tử, đó là: thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.
Một số lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ
Ngoài việc đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh cần phải lưu ý một số nội dung liên quan đến quy định về nghiệp vụ kế toán.
- Hóa đơn điện tử đầu vào từ 20 triệu đồng trở lên:
- Hóa đơn thanh toán nhiều lần: doanh nghiệp phải tiến hành thanh toán bằng hình thức chuyển khoản nếu thành toán nhiều lần cho một hóa đơn, bao gồm cả lần đặt cọc đầu tiên.
- Hóa đơn điện tử đầu vào mua bán tài sản cố định: doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế GTGT khi mua ô tô chở người dưới 9 chỗ, có giá trị từ 1,6 tỷ đồng trở lên, trừ trường hợp sử dụng cho mục đích vận tải.
- Hóa đơn điện tử đầu vào kê khai từ năm trước nhưng lại hạch toán vào năm sau sẽ không được khấu trừ thuế GTGT.
- Hóa đơn điện tử đầu vào của dự án: doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế GTGT khi thuế GTGT của dự án đến thời điểm quyết toán thì bị hủy.
Bài viết vừa rồi là các thông tin mà VIN-HOADON đã tiến hành giải đáp trả lời câu hỏi “Hóa đơn điện tử hợp lệ là gì?”. Hãy tiếp tục theo dõi và ủng hộ chúng tôi ở những bài viết khác để cập nhật nhanh nhất những kiến thức bổ ích về hóa đơn điện tử nhé!
Các doanh nghiệp, đơn vị nếu có nhu cầu về lắp đặt hay những thắc mắc cần hỗ trợ, hãy liên hệ đến Tổng đài 1900 6134 hoặc đăng ký ngay:
